Administratie en verantwoordelijkheden

Om u als klant nog meer tegemoet te komen hebben we onze webshop uitgebreid met verschillende functionaliteiten ten behoeve van uw administratie en verantwoordelijkheden.

Rollen en rechten

Binnen de webshop zijn verschillende gebruikersrollen te verdelen. Iedere rol brengt zijn eigen functies en verantwoordelijkheden met zich mee.

De beheerder is verantwoordelijk voor het indelen en aanmaken van de rollen en geeft rechten aan de budgethouders en bestellers. Onder rechten verstaan we niet alleen de budgetten, maar ook het toebedelen van de juiste afleveradressen en kostenplaatsen. De beheerder kan ook zelf bestellingen plaatsen. Daarnaast kan de beheerder catalogi aanpassen en toewijzen aan de budgethouders en bestellers. De beheerder is zelf verantwoordelijk voor het inactief zetten of verwijderen van een gebruiker, maar kan ook nieuwe gebruikers toevoegen. De beheerder ontvangt daarnaast wekelijks budgetrapporten met de bestellingen per gebruiker en per locatie. Een geautomatiseerd rapport dat King naar u als beheerder stuurt, zodat u alles overzichtelijk in beeld heeft. 

De budgethouder is degene die de controle heeft over bestellingen die de besteller plaatst.  De budgethouder is verantwoordelijk voor het goedkeuren van de orders die boven het vastgestelde budget komen. Ook de budgethouder kan zelf bestellingen plaatsen. 

De besteller is de persoon die de bestelling op de webshop plaatst. De besteller is enkel verantwoordelijk voor het plaatsen van bestellingen.

Instellen budget per gebruiker

Het gebudgetteerd bestellen op onze webshop is ingesteld per gebruiker. De ‘beheerder’ wijst iedere gebruiker een maandelijks budget en een maximaal orderbedrag toe. De budgetten zijn per gebruiker inzichtelijk onder “Mijn Account”. 

Wanneer dit budget door een gebruiker wordt overschreden, wordt deze bestelling op “on hold” gezet en dient deze eerst goedgekeurd te worden door de budgethouder of door de beheerder.

Daarnaast ontvangt de beheerder automatisch een wekelijks rapport met een overzicht van de budgetten van alle gebruikers en, indien ingevuld, ook gesplitst per locatie. Zo heeft de beheerder grip op de budgetten, van de gebruikers én van de afleveradressen.

Als u de locatie of het budget wilt wijzigen, neem dan contact op met uw collega die is aangewezen als beheerder.

Kostenplaatsen

U heeft de mogelijkheid om kostenplaatsen te gebruiken op het niveau van de gehele order en op orderregelniveau. Het gebruik van kostenplaatsen heeft als voordeel dat u artikelen kunt doorbelasten of kunt aangeven waarvoor ze gebruikt worden. De beheerder legt de beschikbare kostenplaatsen vast per afleveradres.

Let op! Zodra u een kostenplaats op orderregelniveau ingeeft, bent u verplicht om voor iedere orderregel een kostenplaats aan te geven. Selecteert u een kostenplaats op orderniveau, dan komen de ingestelde kostenplaatsen per orderregel te vervallen. De aangegeven kostenplaatsen zijn duidelijk op de factuur terug te vinden. 

Het voordeel van het gebruiken van kostenplaatsen per orderregel is, dat u in één bestelling hetzelfde artikel op meerdere kostenplaatsen kunt bestellen. Wanneer u hetzelfde artikel voor meerdere kostenplaatsen in uw winkelmandje wilt toevoegen, voegt u het artikel (met gewenste aantallen) meerdere keren aan uw winkelwagen toe. Deze komen over meerdere orderregels in uw winkelwagen terecht.
  

 

U gebruikt helaas een verouderde webbrowser..

Gebruik voor een betere ervaring een andere browser of update Internet Explorer naar de nieuwste versie.